Основные ошибки при составлении бюджета на конкурс грантов проекта Belarus Beehive

Стартовал новый конкурс проектов программы Belarus Beehive. При оценивании проекта бюджет занимает 10 баллов из 100. Как составить бюджет, который даст максимальные баллы вашему проекту, рассказывает финансовый менеджер программы Belarus Beehive.
Перед тем, как перейти к составлению бюджета, нужно внимательно ознакомиться с положением о конкурсе. В нем подробно описано, какие расходы поддерживаются, а какие нет. К сожалению, некоторые проекты все еще содержат расходы, которые не соответствуют требованиям данного конкурса, например, курсовые разницы или расходы на волонтеров.
Основной причиной таких недочетов является недостаточное внимание к предоставленным инструкциям, что особенно заметно при заполнении бюджетной части заявки.
Напоминаем, что вся форма, включая бюджет, заполняется в системе электронной подачи заявок, где также доступна подробная инструкция по ее заполнению.
Самые частые ошибки в заполнении бюджета на конкурсы Belarus Beehive
В 70% полученных заявок есть 3 основные ошибки: неверное наименование единицы, отсутствие описания расходов, отсутствие процентной занятости проектного персонала. Рассмотрим их в каждой бюджетной категории.
Первая категория бюджета
В Первой категории бюджета, где размещается зарплатная часть сотрудников на ставке, должен быть обязательно указан процент занятости персонала. Это необходимо, чтобы оценить стоимость единицы. Когда мы видим, что проектный менеджер получает 1000 евро, мы не можем оценить адекватность этой суммы, потому что не указано – это 100% занятости, 50% или 10%.
Эксперты, у которых указан занятость измеряется по дням или часам относятся к Пятой категории бюджета. В Первую вносятся строго рабочие отношения, которые измеряются в % и месяцах.
Вторая категория бюджета
Во второй категории бюджета “Дорожные расходы” часто не указаны количество людей и маршруты.
Например, необходимо писать: проезд участников тренинга = 20 человек*стоимость проезда, описание расхода: стратегическое планирование, команда и эксперты, маршрут Варшава-Вильнюс-Варшава.
Если на момент формирования бюджета невозможно точно назвать маршрут, следует указать, что маршрут в рамках Европы или Евразии . Все детали важны, так как они позволяют оценить адекватность запрашиваемой суммы.
Третья категория бюджета
Оборудование. Здесь также часто указываются общие суммы без расшифровки. Например: оборудование 1 комплект стоимостью 10 000 евро – это неверно внесен расход. В инструкции по заполнению эти расходы требуется расписать детально. Если вам нужен компьютер, телефон или 5 телефонов – это надо детально вносить отдельной строкой в бюджет: отдельно компьютер, отдельно телефон, микрофон итд.
Четвертая категория бюджета
Офисные расходы. Если вы вносите в бюджет аренду, необходимо указать, какой ее процент вы просите покрыть. Здесь же и интернет связь, мобильная связь, если она относится напрямую к офису или сотрудникам, которые работают в проекте.
Если вы пишете “мобильная связь для директора”, а такой должности нет в проекте, мы просим эту позицию удалить.
Мобильная связь для внешних экспертов или волонтеров относится к Пятой или Шестой категории бюджета.
Пятая категория бюджета
Услуги. Здесь закладываются гонорары экспертам, лекторам, мероприятия и т.д. Частая ошибка – указывать единицу (unit) как услугу.
Например: разработка и ведение тренинга= услуга*1*750 евро. Это неверно.
Нужно указывать, сколько рабочих дней человек работает.
Например: эксперт – 3 дня*250 евро. Это верно.
Если вы указываете проведение мероприятия, нужно отдельно вносить и детально расписывать каждую позицию: аренда зала, проезд, питание, проживание участников и т .д. И в каждой графе указывать количество.
Например: 40 человеко-ночей по 60 евро каждая.
Общие суммы без расшифровки неприемлемы.
Бюджет, из которого невозможно понять, сколько стоит одна ночевка, один рабочий день эксперта, не может претендовать на высокий балл. Каждая неточность уменьшает баллы, и по итогу проект может быть не поддержан.
Например, если вы запрашиваете деньги на проведении тренинга, в описание расхода нужно детализировать:
- в графу Питание включено завтрак, обед и ужин
- точная продолжительность: тренинг 2 полных дня и до обеда третьего дня
- указывать страну, где будет проходить мероприятие. В разных странах различается стоимость единицы. Финансовые менеджеры проверяют каждую позицию: стоимости гостиниц в Литве, Польше, Грузии и т.д.
Шестая категория бюджета
В Шестую категорию попадает все, что не вошло в предыдущие. Сюда относится оплата связи Zoom, реклама в соц сетях и т.д. Если вашу организацию обслуживает бухгалтерская фирма, то оплата ее услуг относится к Шестой категории.
Если вы инициатива и не имеете юрлица, то чтобы получить средства на свой счет вы будете пользоваться фискальным партнером. В этом случае нужно закладывать стоимость банковских расходов и как минимум расходы на бухгалтера данного партнера. Банковские расходы – это львиная доля расходов в 6 категории. Например, перевод из Литвы в Грузию стоит 48 евро. Нужно думать о том, сколько у вас будет переводов, в какие страны и исходя из этого закладывать банковские расходы.
Подача за 2 недели – шанс для улучшения заявки
Если проекты приходят к нам хотя бы за 2 недели до дедлайна, финансовый менеджер просматривает бюджеты и отправляет на доработку. Проект возвращается с подробными комментариями и имеет шансы быть улучшенным. За неделю до дедлайна мы прекращаем просматривать проекты, потому что уже нет времени на пересмотр и доработку.
Будет ли бюджет проекта поддержан на 100%?
Не всегда поддерживается все в полном объеме, как запрошено.
Если ваша заявка поддержана, то это не значит, что бюджет будет покрыт на 100% именно в том виде, как вы его прислали. Его пересмотрят финансовый менеджер, грант менеджер, сверят все заявленные активности и их стоимости. Комиссия может порекомендовать уменьшить какую-то сумму в бюджете, сократить некоторые позиции, или сократить срок реализации проекта. Финансовый менеджер оценит все виды услуг, сопоставит стоимости затрат по странам, и ваш бюджет может сократиться.
На сайте проекта и в системе подачи заявок есть ответы на многие вопросы, а также инструкции и примеры заполненного бюджета. Если вы не нашли в них ответы, всегда можете оставить ваш вопрос в форме. Менеджеры проекта обязательно ответят в течение 24 часов. Удачи всем в новом конкурсе!
Больш артыкулаў па тэме запаўнення праектных заявак на конкурсы праграмы Belarus.Beehive 2.0 вы можаце прачытаць, скарыстаўшыся тэгам #grantbeehive