Як аптымізаваць сустрэчы у камандзе
Кансультант па арганізацыйным развіцці Павел Гарбуноў дзеліцца практычнымі парадамі, як пераадолець “стомленасць ад сустрэч” і накіраваць энергію каманды ў патрэбнае рэчышча.
Калі сустрэчы з’ядаюць ваш час: сігналы і рашэнні
Калі ваша каманда адчувае стомленасць ад бясконцых анлайн-сустрэч, гэта не проста праблема, гэта сігнал. Сігнал таго, што ўнутраныя працэсы і камунікацыя маюць хібы. Замест таго, каб адразу бегчы на чарговую “пагаварыць”, спыніцеся і прааналізуйце: ці патрэбна гэтая сустрэча? А што, калі замест страчаных гадзін вы падарыце сваёй камандзе час для адпачынку, працы або асабістых спраў?
Пастаўце сабе мэту: колькі часу вы хочаце траціць на сустрэчы? Напрыклад, замест 11 гадзін у тыдзень, пастаўце мэту ў 8 гадзін.
Прынцыпы, якія зменяць вашыя сустрэчы
- Кансенсус не заўсёды патрэбны
Не кожнае рашэнне патрабуе кансенсусу ўсёй каманды. Калі абавязкі і паўнамоцтвы выразна акрэслены, рашэнні могуць прымаць тыя, хто за іх адказны. Гэта значна эканоміць час. Прааналізуйце, дзе кансенсус лішні, і дазвольце аднаму адказнаму чалавеку прымаць рашэнні.
- Дэлегаванне – ваш інструмент
Ці давяраеце вы прафесіяналам у вашай камандзе? Часам мы марнуем час на абмеркаванне дробязяў, замест таго каб проста дэлегаваць задачу. Дэлегаванне датычыцца не толькі рашэнняў, але і дзеянняў. Калі адзін чалавек адказвае за працэс, ён можа звярнуцца да кансультанта (або нават да ChatGPT для ацэнкі рызык!) замест таго, каб збіраць усіх.
- Культура камунікацыі: Вынікі важне за “пагутарыць”
Мы ўсе любім цёплыя, чалавечыя зносіны, але працоўныя сустрэчы не месца для размоў “за жыццё”, калі такіх сустрэч становіцца больш чым вам хочацца. Калі сустрэчы ператвараюцца ў апавяданні пра выхадныя, гэта праблема. Мадэрацыя, арыентаваная на вынікі, і агульная дамоўленасць каманды пра гэта – вось рашэнне.
- Сінхранізацыя праз дакументы
Баіцеся, што можа страціцца сінхранізацыя, калі людзі не будуць прыходзіць на ўсе сустрэчы? Выкарыстоўвайце дакументы! Добра падрыхтаваны план сустрэчы, ясны пратакол або памятка могуць забяспечыць інфармаванасць не горш, чым гадзіны размоў. Рашэнне, прынятае двума адказнымі, можа быць лёгка перададзена астатнім праз дакумент.
- Хто сапраўды патрэбны на сустрэчы? RACI-матрыца
Не цягніце на сустрэчу супрацоўнікаў, калі пытанне можна вырашыць праз дакументы. Калі фінансавы менеджэр патрэбны толькі для таго, каб агучыць лічбы, якія ёсць у дакуменце, проста папрасіце яго даслаць гэты дакумент.
RACI-матрыца – ваш лепшы сябар. Яна дапамагае вызначыць, хто адказны (Responsible), хто павінен зацвердзіць (Accountable), ад каго патрэбна атрымаць кансультацыю каб прыняць рашэнне (Consulted), і каго проста трэба інфармаваць (Informed). Тым, каго трэба толькі інфармаваць, дастаткова даслаць ліст! У ідэале на сустрэчу мусіць ісці толькі адказны за задачу (Responsible).
- Культура асінхроннай камунікацыі і тэхналогіі
Каб не быць эгаістамі і не адрываць людзей ад працы, развівайце асінхронную камунікацыю:
* Дакументацыя: Усе вынікі сустрэчы павінны быць зафіксаваны. Людзі хутка забываюць, а дакументы застаюцца.
* Унутраныя чаты (Slack і г.д.): Выкарыстоўвайце іх для аператыўнай камунікацыі і абмеркаванняў у трэдах.
* Чат-боты (напрыклад, ChatGPT): Выкарыстоўвайце іх для ацэнкі рызык, падрыхтоўкі дакументаў і, нават, для фармулявання парадку сустрэч.
7. Заўсёды майце план сустрэчы (agenda) і нататкі пад час сустрэчы (meeting notes).
Падрыхтоўка парадку дня з канкрэтнымі пытаннямі і часам на іх абмеркаванне дазваляе сфакусавацца і пазбегнуць лішніх размоў. Складаючы план, вы ужо дафармулёўваеце пытанні і таму не страчваеце на гэта агульны час. Добры тон даслаць план сустрэчы загадзя.
Калі план сустрэчы дасылаецца партнёрскай арганізацыі, для іх гэта магчымасць загадзя абмеркаваць рашэнне, падумаць як можна абмінуць сустрэчу і сэканоміць свой час.
Нататкі дазваляюць хутка фармалізаваць вынікі і эканоміць час тым, хто не быў на сустрэчы. План сустрэчы і нататкі – гэта дадзеныя, якімі вы праз які год ужо зможаце “карміць” вашага карпаратыўнага ІІ-дапаможніка.
8. Тыпы сустрэч і як да іх падыходзіць
Розныя сустрэчы патрабуюць розных падыходаў:
- Статусныя сустрэчы (што было зроблена і каму перадаць працу): павінны быць кароткімі (15 хвілін) і могуць быць замененыя таск-трэкерамі, групамі ў Telegram, Slack, Discord.
- Планавальныя і каардынацыйныя сустрэчы: рыхтуйце рашэнні загадзя, апісвайце інфармацыю ў дакументах. Прыцягвайце толькі тых, хто сапраўды патрэбны. Устанаўлівайце рэгламент абмеркавання.
- Перамоўныя сустрэчы: іх цяжка замяніць асінхроннымі, калі патрэбны пошук кампрамісу, або пошук сумесных мэтаў.
- Брэйнстормінг: можа быць як анлайн, так і афлайн. Выкарыстоўвайце збор ідэй праз чаты загадзя.
- Інфармацыйныя сесіі: запісвайце іх, каб людзі маглі праглядзець асінхронна на зручнай хуткасці, выбіраючы толькі патрэбную інфармацыю.
- Вырашэнне канфліктаў: найбольш эфектыўна праводзіць на асабістых сустрэчах.
Сумяшчаць сустрэчы розных тыпаў і з рознай павесткай звычайна неэфектыўна. Бо для разных сустрэч вам могуць быць патрэбны розныя удзельнікі і розны рэжым мыслення.
9. Рэфлексія і ацэнка сустрэч
Пасля кожнай сустрэчы задайце сабе тры пытанні:
- Пра што была сустрэча?
- Якія вынікі планаваліся?
- Якія вынікі дасягнуты?
Ацаніце канверсію: ці апраўдаўся час, выдаткаваны на сустрэчу, дасягнутым вынікам? Ці патрэбна была прысутнасць кожнага? Ці можна было вырашыць пытанне праз дакумент?
10. Калі праводзіць сустрэчы?
- Разгрузачны час: паспрабуйце праводзіць сустрэчы ў час, які не патрабуе моцнай факусіроўкі (напрыклад, пасля абеду).
- Сумяшчэнне з фізічнай актыўнасцю: некаторыя сустрэчы можна праводзіць падчас прагулкі, уборкі, гімнастыкі.
- Пазбягайце сустрэч у часы “фокуснай працы”: Калі камандзе патрэбен час для аналітычнай, сфакусаванай працы, не плануйце сустрэчы ў гэтыя перыяды.
11. Выкарыстоўвайце тэхналогіі для аптымізацыі
Сучасныя чат-боты (напрыклад, ChatGPT) могуць быць вашымі памочнікамі:
- Ацэнка рызык і слабых месцаў у дакументах.
- Стварэнне парадку дня сустрэч.
- Аналіз эфектыўнасці сустрэч: загрузіце запіс сустрэчы і запытайце ацаніць яе эфектыўнасць, спытайце парады па паляпшэнні.
Высновы і рэкамендацыі
Вялікая колькасць сустрэч – гэта не проста нязручнасць, гэта сігнал праблем з працэсамі і камунікацыяй у вашай НДА. Пачніце з паляпшэння празрыстасці дакументаў і рэфлексіі. Не бойцеся эксперыментаваць і шукаць найбольш прыдатныя для вашай каманды метады. Нават просты запыт у ChatGPT можа даць вам выдатныя першыя парады па аптымізацыі.
Галоўнае – захацець змяніцца і ўсвядоміць праблему!