Як не загрузнуць у руціне: слатаванне часу супраць to do ліста

Баланс жыцця і працы – адзін з асноўных “лекаў” супраць выгарання, стомленасці і нізкай прадуктыўнасці ў любых сферах. Практычнымі інструментамі планавання дня дзеліцца кансультант па арганізацыйным развіцці Павел Гарбуноў.

Каб выбудаваць life-work balance, трэба працаваць з жыццем як з працэсам, а значыць засвоіць чатыры ўменні:

1. Кіраванне мэтамі, асабістымі і працоўнымі.
2. Кіраванне задачамі, якія прыводзяць да мэтаў.
3. Кіраванне працоўнымі прынцыпамі – тым, як я хачу працаваць і жыць.
4. Кіраванне рэсурсамі – іх у мяне 3: мой час, мая энэргія, мой фокус увагі. Правільнае ці неправільнае іх прыкладанне дапамагаюць эфектыўна ці ня вельмі выконваць задачы.

Ёсць некалькі эфектыўных методык, якія дапамагаюць не «завісаць» у працоўных задачах і наладзіць баланс жыцця і працы. Адным з найбольш магутных падыходаў з’яўляецца слатаванне часу. Гэта дзяленне працоўнага часу на кароткія інтэрвалы кшталту школьных урокаў: калі ў цябе ёсць 45 хвілін на матэматыку, ты не займаешся ў гэты час мовай.

Слатаванне часу дапамагае трымаць фокус і не пераключацца на мультытаскінг і дробязі. Калі я працую толькі з to do-лістом (спісам задач) пачынаю адчуваць сябе машынай па выкананню задач. І гэты падыход дэматывуе: я бачу перад сабой велізарны спіс, не заўжды разумею, як яго выканаць і адчуваю перагрузку.

Таму замест таго, каб пакутаваць, гледзячы на бясконцы спіс задач, я пачаў пераносіць іх у канкрэтныя часавыя клеткі-слоты па 30 хвілін. Гэта значыць, што я загадзя планую, калі менавіта буду працаваць над той ці іншай задачай, а калі адпачываць. Такім чынам дзень вымалеўваецца больш поўнай карцінай. Гледзячы на план, я бачу, дзе лепш дадаць пару слотаў прагулкі, а дзе можна больш папрацаваць.

Напрыклад, сёння ў мяне сустрэча ў пэўны час, а перад ёй мне трэба дзве гадзіны на падрыхтоўку. Значыць,  два  30-ці хвілінных слоты ідзе на сустрэчу і чатыры на падрыхтоўку. Хутчэй за ўсе захочацца зрабіць адпачынак, значыць яшчэ адзін слот я планую на каву. 

Як выглядае структура дня

Працуючы з планам, я добра разумею, што мой працоўны дзень — гэта абмежаваны час. Я маю толькі 6 гадзін на актыўную працу. 

Гэта адразу дало некалькі плюсаў:

1. Спакой — я бачу рэальныя аб’ёмы працы які я магу зрабіць, а не проста бясконцы спіс. Усё астатняе што вісіць у to-do-шке мяне ўжо не турбуе. Так яно не памясцілася, але гэта рэальнасць, яе трэба прызнаць.
2. Лепшая прыярытызацыя — калі ёсць усяго 6 гадзін, я выбіраю сапраўды важныя задачы.
3. Рэалістычнае планаванне — я лепш ведаю, што паспею зрабіць, і пасля магу прааналізаваць, наколькі рэальна я ацаніў свае сілы. Калі я нешта не паспеў зрабіць у адведзены час, гэта не праблема – зраблю наступным днём. Але ацэнку сваех здольнасцяў скарэктую.
4. Як вынік – большая эфектыўнасць дасягнення мэтаў пры адсутнасці стомы.

Калі цэлы дзень планаваць такім чынам, а пасля прааналізаваць вынікі, то можна рэальна ацаніць, колькі часу я сапраўды працую і ці варта нешта змяняць. 

Напрыклад, калі я хачу дасягнуць балансу паміж працай і жыццём і бачу, што цяпер працую 50 гадзін на тыдзень, а хачу 40. Значыць, мяне проста не хапае на ўсе праекты. Тады можна свядома зарэзерваваць час у календары на адпачынак, каб не перагружаць сябе, і адначасова змяньшаць колькасць праектаў. 

Слатаванне часу можна рабіць праз Google Calendar, але ў яго ёсць пэўныя нязручнасці: напрыклад, там няма спіса задач, які можна лёгка перацягваць у расклад. Таму можна рабіць у Google табліцы, дзе лёгка ўпісваць любы тэкст, пераносіць яго, дадаваць каментары і каляровыя пазначэнні – так больш гнутка.

Я загадзя планую дзень:

• Задачы, якія трэба зрабіць – я вызначаю, у які час іх лепш выканаць.
• Пераходы паміж задачамі – яны дапамагаюць не перагружацца.
• Запасны час (вольныя слоты) – заўсёды пакідаю трохі вольнага часу на непрадбачаныя справы.

Галоўнае – не запоўніць увесь час пад завязку, а мець магчымасць пераставіць задачы, калі нешта змяняецца.